Beschwerdesystem

Als globaler Konzern nehmen wir das Thema Compliance bei Matthews International sehr ernst. Neben der Einrichtung eines konzernweiten Compliance Management Systems (CMS) stellt unser Beschwerdesystem „Matthews Ethics“ einen wichtigen Bestandteil zur Wahrung der Compliance innerhalb unseres Konzerns dar. Für Mitarbeiter von Matthews International, allen Vertragspartnern oder auch Dritten stehen unser Online-Portal (http://www.matw-ethics.com/ – Hinweis: Mit Klicken des Links verlassen Sie die Saueressig-Website und gelangen zu unserem externen Provider) sowie telefonische Ansprechpartner unter der 0800 1812396 (innerhalb Deutschlands) zur Verfügung. Für die aufgegebene Beschwerden gilt die folgende Verfahrensordnung:

 

Verfahrensordnung zum Beschwerdesystem

 

  1. Wer darf sich an das Beschwerdesystem wenden?

Die Hotline steht allen Personen zur Verfügung, Mitarbeiter, Lieferanten, Kunden sowie weiteren Dritten.

 

  1. Welche Beschwerden können Sie einreichen?

Das Beschwerdesystem ist ein vertraulicher Kanal, über den Sie Fragen stellen und/oder Bedenken über tatsächliches oder potenzielles Fehlverhalten, Verstöße gegen Vorschriften oder Gesetze sowie gegen die Matthews-Richtlinien melden können. Fragen oder Bedenken können sich auf alle Themen unseres Matthews Verhaltenskodex beziehen, wie z. B. Umwelt- und Menschenrechtsfragen, Umgang mit Unternehmenseigentum, Kartellrecht, Korruption und Bestechung, Datenschutz und Informationsschutz.

 

  1. Wie erreichen Sie das Beschwerdesystem?

Sie erreichen die Matthews Ethics Hotline entweder über unser externes Reporting-System (http://www.matw-ethics.com/) oder telefonisch über die 0800 1812396 (innerhalb Deutschlands). Für Anrufe aus anderen Ländern als Deutschland finden Sie eine Auflistung aller Telefonnummern auf http://www.matw-ethics.com/.

 

  1. Was passiert mit Ihrem Anliegen?

Wenn Sie die Rufnummer wählen, wird Ihr Anruf von einem Call Center Mitarbeiter entgegengenommen. Nachdem Sie Ihre bevorzugte Sprache ausgewählt haben, leitet Sie eine automatische Ansage durch den Vorgang. Wenn Sie Ihr Anliegen über das Online-System melden, erhalten Sie eine Eingangsbestätigung. Eine elektronische Zusammenfassung Ihrer Meldung oder Anfrage wird nur an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet, die den Sachverhalt prüfen und über die weiteren Maßnahmen entscheiden. Je nach Sachverhalt können verschiedene Matthews-Facheinheiten in die Ermittlungen einbezogen werden, wie z. B. Rechtsabteilung, Personalabteilung, der Werkschutz, Corporate Audit oder Corporate EHS. Beide Systeme ermöglichen auch einen anonymen Kontakt zwischen Ihnen und dem Ermittlungsteam, bspw. um zusätzliche Informationen auszutauschen. Daher besteht jederzeit die Möglichkeit, dass Sie sich nach dem Bearbeitungsstand Ihrer Meldung erkundigen können. Sie können dazu entweder erneut die Hotline anrufen oder, wenn Sie den Weg über das Web-Formular gewählt haben, sich mit Ihrer Vorgangsnummer und Ihrem Passwort auf der Website anmelden. Einzelheiten zum Ergebnis der Untersuchungen einschließlich der ergriffenen Maßnahmen sind vertraulich. Die Ermittlungsteams arbeiten so effizient wie möglich, um Probleme zu überprüfen und zu lösen. Jede Untersuchung ist anders und daher kann der Zeitaufwand variieren. Nach Abschluss einer Untersuchung erhalten Sie eine Rückmeldung.

 

  1. Gibt es Vergeltungsmaßnahmen?

Bei Matthews werden keine Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen, die in gutem Glauben Bedenken äußern oder an einer Untersuchung beteiligt sind, auch wenn diese im Ergebnis letztlich unbegründet sind, geduldet. Sie müssen daher keine Angst vor Vergeltungsmaßnahmen haben, wenn Sie Ihre Bedenken äußern oder um Rat fragen. Die Mitarbeiter von Matthews, die mit den Fällen betraut werden, sind darin geschult, die Vertraulichkeit der übermittelten Informationen zu wahren. Zudem befolgen wir das „Need-to-know-Prinzip“, d.h. der Zugriff auf Informationen ist auf diejenigen Personen beschränkt, die diese Informationen für die Bearbeitung eines Falls zwingend benötigen. Wir folgen außerdem dem Prinzip der Unabhängigkeit. Die Bearbeiter der Fälle sind unparteiisch, in der Fallbearbeitung unabhängig und zur Verschwiegenheit verpflichtet.

 

  1. Können Sie anonym bleiben?

Meldungen können anonym eingereicht werden. Wenn Sie nachträglich den Fall weiterverfolgen oder weitere Informationen teilen möchten, dann können Sie jederzeit erneut mit uns in Kontakt treten, auch anonym.

 

  1. Wer ist für das System zuständig?

Die Zuständigkeit liegt bei der Matthews-Rechtsabteilung.